처음 일터에 정식으로 발을 디딘 사회초년생이 직장생활을 하는 데 도움이 될 만한 비즈니스 매너 상식과 팁을 소개합니다.[편집자말]

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▲  전화 통화와 이메일은 비즈니스에서 여전히 중요한 소통 수단이기 때문에 모두에게 요구되는 기본기로 여겨진다.
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전화와 이메일 응대는 직장생활의 주요 업무다. 비즈니스 파트너와 통화하거나 메일을 주고받을 때 몇 가지 기본만 잘 지켜도 상대방에게 확실한 신뢰를 줄 수 있다. 당신의 일에 플러스 알파가 돼 줄 전화·이메일 비즈니스 매너를 소개한다.

[전화] '여보세요' 대신 소속을 밝히자

친구들과의 연말모임을 위해 파티룸을 검색해보던 당신, 괜찮아 보이는 두 곳을 발견하고는 예약 문의를 위해 전화를 걸었다. 첫 번째로 연락한 곳에서는 "여보세요"라고 말했고, 두 번째로 연락한 곳에서는 "안녕하세요. OOO 파티룸입니다"라고 말했다. 당신은 어느 곳에서 더 좋은 첫인상을 받게 될까? 

업무와 관련된 전화를 받을 때 첫마디가 얼마나 중요한지 알기 위해서는 위와 같은 상황을 떠올리면 된다. 업무 전화를 받을 때는 "여보세요"를 쓰지 말고 자신의 소속(때에 따라서는 이름까지)을 밝히길 권하는 데는 몇 가지 이유가 있다.

일단 전화를 건 사람에게 당신의 정보(소속, 이름 등)를 밝힘으로써 원하는 곳에 알맞게 전화를 걸었다는 사실을 즉각적으로 알려주는 효과가 있다. 이는 업무 목적으로 전화를 건 상대방을 배려하는 행동이다. 동시에 "거기  ⃝⃝⃝ 맞나요?"라는 확인 과정이 필요가 없어지므로 통화가 간결해지는 장점 또한 얻을 수 있다. 소속을 밝히는 것은 비즈니스를 위한 소통 준비가 돼 있다는 뜻이다. 이는 당신의 전문성과 연결되기 때문에 꼭 챙겨야 하는 인사말이다.

"안녕하세요.  ⃝⃝⃝의 이상화입니다."

A. "비즈니스 매너 강의 문의하려고 하는데요. 20명이고 두 시간 정도 진행하려고 하는데 비용이 어떻게 될까요?"

B. "안녕하세요. 저는 OOO 기업의 OOO 과장이라고 합니다. 직원들 매너 교육 문의하고 싶어서 연락드렸는데 지금 통화 가능하신가요?"

강사인 내게 걸려 오는 교육 담당자들의 전화(때로는 문자메시지)는 대체로 위와 같이 두 가지 형태의 말로 시작된다. 이 글을 읽고 있는 당신의 직업이 강사가 아니더라도 A와 B 중에 어떤 인사말이 더 정중하게 느껴지는지, 더 순조롭게 대화가 이어질지 어렵지 않게 알아차릴 수 있을 것이다.

일할 때 전화 통화의 시작은 인사와 함께 자신의 소속과 이름을 밝히는 B여야 한다. 다짜고짜 자신의 용건을 쏟아내는 A는 자칫 무례하고 이기적인 태도로 받아들여질 수 있다. 

[이메일] 비즈니스 메일은 사적 메일과 다르다

일상에서 친구 혹은 가족들과 이메일을 주고받는 사람은 드물 것이다. 전화나 문자, SNS 같은 방법들이 훨씬 빠르고 간편해서다. 하지만 비즈니스에서는 여전히 이메일의 사용 빈도가 높다.

당신이 비즈니스를 하며 이메일을 적극 활용해야 하는 이유는 두 가지다. 첫째, 효과적인 정보 전달 수단이기 때문이다. 다량의 정보를 한꺼번에 전달하거나 자료를 첨부할 수도 있으며 실시간으로 소통하는 전화와는 달리 시간을 갖고 차분하게 내용을 작성할 수 있다는 장점이 있다.

또한 이메일은 증거로서의 역할을 하기도 한다. 전화 통화를 하며 소통했던 내용을 그대로 이메일로 다시 주고받는 경우가 있는데, 이는 정보 확인 차원임과 동시에 추후 갈등이나 분쟁 발생 시 책임소재를 가릴 수 있는 증거자료를 남기기 위함이기도 하다. 이렇듯 유용한 비즈니스 소통 수단인 이메일을 프로답게 작성하는 것이 중요하다.
 

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▲  유용한 비즈니스 소통 수단인 이메일을 프로답게 작성하는 것이 중요하다.
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① 계정
 
사적 용도의 이메일과 업무용 이메일을 분리해서 사용하는 게 관리 측면에서 좋다. 만약 회사 도메인으로 계정을 만들 수 있다면 그 계정을 업무용 이메일로 사용하길 추천한다. 자신의 소속을 직관적으로 드러내기 때문에 공신력을 확보할 수 있다.

회사 도메인 계정이 없다면 포털 사이트의 이메일을 사용하면 되는데, 이때 아이디는 최대한 쉽게 만들어야 한다. 자신의 한글 이름을 영문 타자로 바꾼 게 가장 좋지 않다. 표면적으로 의미도 없거니와 아이디를 적기에도 어렵기 때문이다. 또한 mom, papa, sexy, cute 등 사적인 느낌을 주는 단어보다는 최대한 드라이한 단어들로 구성하는 것이 비즈니스 뉘앙스를 담는 데 도움 된다.

② 제목과 참조
 
업무 목적 이메일의 제목은 감성적일 필요가 없다. 본문의 핵심 내용을 한 문장에 담아서 메일을 받은 사람이 직관적으로 요점을 알 수 있도록 하는 것이 좋다. 또한 메일마다 대괄호를 사용해서 자신의 소속 회사나 기관의 이름을 적어준다면 상대방의 메일 관리에도 도움이 될 수 있다.

수신인 외에 이메일 내용을 알아야 하는 사람들은 참조나 숨은 참조에 써 넣으면 된다. 만약 받은 메일에 참조가 있다면 반드시 전체답장으로 회신하는 것이 매너다.

③ 본문

이메일도 사람과의 소통이다. 다짜고짜 용건으로 시작하는 것은 우리나라 정서상 무례하게 느껴질 수 있다. '안녕하세요. OOO 과장님. OOO의 OOO입니다"처럼 상대의 이름과 직함, 자신의 소개로 시작하자. 이미 친분이 있다면 가벼운 안부를 전하는 말을 적는 것도 좋다.
 
업무용 이메일은 요점만 간략하게 전달하는 게 핵심이다. 전달해야 하는 내용을 먼저 밝히고 그에 대한 부연 설명이 필요하다면 그 뒤에 적는 것이 좋다. 본문의 마지막 역시 가벼운 안부와 "감사합니다"라는 말로 끝맺는 것이 깔끔하다.

첨부파일도 꼼꼼하게 확인해야 한다. 간혹 자료를 첨부한다고 써 있는데 자료가 없는 경우가 있다. 이런 실수를 방지하기 위해 본문을 작성하기 전 미리 자료를 첨부해 놓는 습관을 들이는 것이 좋다.
 
메일 보내기 버튼을 누르기 전에 오탈자나 틀린 맞춤법이 없는지 반드시 확인해야 한다. 이런 사소한 실수들은 당신의 업무 전문성에 좋지 않은 영향을 끼칠 수 있다.

혹시 이모티콘을 사용하지 않으면 너무 딱딱하게 느껴지지 않을까 걱정하는 사람이 있는데 업무용 이메일에서는 그런 걱정을 하지 않아도 된다. 오히려 일상에서 사용하는 귀여운 이모티콘들은 비즈니스에 어울리지 않으므로 사용을 금하거나 최소화해야 한다. 만약 이미 친분이 있다면 보편적인 이모티콘인 '^^'나 ':)' 정도만 사용하고 형형색색의 그림 이모티콘은 사용하지 않도록 하자.

전화 통화와 이메일은 비즈니스에서 여전히 중요한 소통 수단이기 때문에 모두에게 요구되는 기본기로 여겨진다. 따라서 제대로 사용하지 않으면 타인에게 불편함과 불쾌감을 줄 수 있다. 반대로 이 기본기를 잘 갖춘다면 당신의 비즈니스와 회사생활은 더 안정적으로 유지될 수 있다. 기본기는 언제나 중요하다.

* 이상화(commentstar@naver.com) : 10년 차 매너소통 강사. 기업·공공기관·학교 등에서 비즈니스 매너와 태도, 에티켓을 강의한다. 유튜브 채널 '러브앤매너'를 운영 중이며 책 <비즈니스 매너 바이블>을 썼다.