| 처음 일터에 정식으로 발을 디딘 사회초년생이 직장생활을 하는 데 도움이 될 만한 비즈니스 매너 상식과 팁을 소개합니다.[편집자말] |
비즈니스는 사람과 사람이 함께하는 활동이다. 그래서 업무 파트너를 선택할 때 상대가 지닌 실력과 재능은 물론이고, 인간적인 신뢰성도 중요 요소로 고려하게 된다.
여기서 말하는 믿음은 거창한 것이 아니다. 같이 일하는 과정에서 보여주는 사소한 태도로 형성되는 신뢰를 뜻한다.
특히 약속과 관련된 영역은 기본기를 갖추는 게 중요하다. 당신이 작은 것 하나 말한 대로 지키지 못하면, 누군가는 자칫 '아, 이 사람은 분명 큰 것도 책임있게 해내지 못하겠구나' 하고 실망할 수 있다. 약속과 관련해 몇 가지 주의해야 할 상황을 소개한다.
1. "내일 오전까지 연락드리겠습니다"
동료에게 자료를 정리해서 보내줘야 한다든가, 고객이 요청한 견적을 작성해서 보내줘야 할 때 당장 처리할 수 없는 순간들이 있다. 그러면 보통 회신 기한을 정하곤 하는데, 이 약속은 반드시 지켜야 한다.
고객에게 '내일 오전까지 자료를 보내고 연락하겠다'고 말했다면 내일 오전 11시 59분 안에는 반드시 연락하자. 그 약속이 내일 중이라면 보편적인 업무 시간인 오후 5시 59분까지, 이번 주중이라면 금요일 오후 5시 59분까지는 반드시 회신해야 한다. 그렇지 않으면 당신은 거짓말쟁이가 되기 때문이다.
나쁜 경우는 오전까지 연락을 주기로 한 사람의 회신이 오후가 돼서야 오는 것이다. 더 나쁜 경우는 그날을 넘겨 다음 날에 오는 것이다.
더욱 더 나쁜 경우는 며칠이 지나도 연락이 오지 않아, 기다리는 쪽에서 먼저 "혹시 며칠 전에 말씀하신 자료는 언제쯤 받아볼 수 있을까요?"라고 문의하는 것이다. 이 정도 상황까지 간다는 건 아마 연락하겠다는 약속 자체를 잊었을 확률이 높으므로, 그 비즈니스의 성공을 장담할 수 없게 된다.
물론 업무를 하다 보면 불가피하게 약속한 기한을 넘겨야 할 일이 생기곤 한다. 그럴 땐 약속한 시간 안에 연락해 '자료 확인에 시간이 조금 더 필요하다'는 식으로 알린 뒤 양해를 구하면 간단히 해결된다. 핵심은 시간을 지키는 태도다.
2. "늦은 시간에 연락드려 죄송합니다"
재택근무가 일상화 되고 언제 어디서나 실시간으로 소통할 수 있는 수단이 발달하면서 업무시간과 개인시간의 경계가 모호해졌다. 그렇다 하더라도 업무 연락을 아무 때나 해도 되는 건 아니다. 무조건 업무시간에만 하는 것을 원칙으로 삼자. 회사마다 차이가 있긴 하지만 보통 오전 9시부터 오후 6시까지다.
조금 더 배려하고 싶다면 점심시간인 낮 12시에서 오후 1시 사이도 되도록 피하는 게 좋다. 당연히 주말과 공휴일 등도 삼가야 한다.
물론 시급하고 꼭 필요하다면 연락할 순 있다. 단, 반드시 "늦은 시간에 연락드려 죄송합니다", "주말에 쉬시는데 전화 드려 죄송합니다"와 같은 양해의 말을 먼저 건네자. 같은 상황이어도 이 사소한 한 마디의 유무에 따라 상대방은 다르게 반응할 것이다. '나를 배려해주는구나. 참 예의 있는 사람이다. 진짜 급한 일이었구나'라고 이해할 수도 있고, '지금 시간이 몇 시야 도대체'라고 짜증 낼 수도 있다.
3. "아~ 그거 아마 가능할 겁니다"
확실도, 불확실도 아닌 말투를 자주 쓰는 사람들이 있다.
"아, 그거 확인해봐야 하는데... 아마 가능할 겁니다."
"그거 아마 저희가 가지고 있을 거예요."
이렇게 말한 다음 정말 가능하거나 가지고 있다면 문제 없다. 그런데 반대라면 결국 말을 번복해야 한다. 한두 번이야 상관 없지만 횟수가 늘어날수록 비즈니스 신뢰도는 떨어질 수밖에 없다.
낮은 신뢰도는 곧 평판으로 이어진다. "누구? OOO 사원? 그 사람 말 너무 믿지 마. 매번 된다고 하는데 절반은 안 돼"가 당신의 평판이 돼서는 안되지 않는가.
이제 불확실한 상황에선 이렇게 대답하자.
"그 부분은 확인을 해봐야 할 것 같습니다. 최대한 빨리 알아본 뒤 정확히 말씀드리겠습니다."
친구나 가족, 지인이라면 평상시 당신이 어떤 사람인지 잘 알고 있기 때문에 몇 번의 실수 정도는 이해 받을 수 있다. 하지만 비즈니스에서 만나게 되는 파트너들은 당신이 어떤 사람인지 모르므로 말투, 표정, 협업 과정에서의 태도로 판단할 수밖에 없다.
업무에 임하는 우리가 매 순간 성실해야 하고, 믿음직스러워야 하는 이유다.
* 이상화(commentstar@naver.com) : 10년 차 매너소통 강사. 기업·공공기관·학교 등에서 비즈니스 매너와 태도, 에티켓을 강의한다. 유튜브 채널 '러브앤매너'를 운영 중이며 책 <비즈니스 매너 바이블>을 썼다.